Informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych

Niniejsza Informacja opisuje sposób, w jaki Fundacja eFkropka z siedzibą w Warszawie, przy ul. Majdańskiej 5 lok. 23, 04–088 Warszawa („Fundacja”, „Administrator” lub „My”) wykorzystuje dane osobowe przetwarzane w związku z organizacją III Kongresu Zdrowia Psychicznego (dalej jako „Kongres”).

Kim jesteśmy?

Fundacja jest administratorem danych osobowych. Oznacza to, że odpowiadamy za Państwa dane osobowe, które przetwarzamy zgodnie z informacjami zawartymi poniżej. Zależy nam na ochronie Państwa danych osobowych i zapewnieniu, aby były one wykorzystywane zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Jakie dane osobowe zbieramy?

Poniżej opisaliśmy cele, podstawy prawne oraz okres, przez jaki przetwarzamy Państwa dane osobowe.

Rejestracja uczestnictwa w Kongresie oraz organizacja Kongresu

Przetwarzamy dane osobowe uczestników podane podczas rejestracji, a także dane uzyskane przez nas w związku z dokonaniem opłaty rejestracyjnej, jak również dane przekazane nam podczas późniejszej komunikacji z uczestnikami, na podstawie niezbędności do realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) do zakończenia trwania Kongresu oraz przez czas potrzebny na rozpatrzenie ewentualnych reklamacji lub wysyłki materiałów konferencyjnych.

Dane zaproszonych prelegentów, gości oraz dziennikarzy przetwarzamy w celu organizacji i promocji Kongresu oraz działań Fundacji na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przez okres wymagany do organizacji i promocji Kongresu oraz działalności Fundacji.

Dane wszystkich uczestników Kongresu przetwarzamy w celu zapewnienia organizacji i obsługi Kongresu, zapewnienia bezpieczeństwa w trakcie Kongresu, na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) do zakończenia Kongresu, a także w celu informowania Państwa, również po zakończeniu Kongresu, o działalności Fundacji, w tym wysyłki Newsletteru, jeżeli zgodzą się Państwo na jego otrzymywanie (także na podstawie naszego uzasadnionego – art. 6 ust. 1 lit. f RODO –  do czasu złożenia i uwzględnienia przez nas zgłoszonego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych).

Nie prosimy Państwa o podanie danych szczególnych kategorii, w tym danych dotyczących stanu zdrowia. Jeżeli jednak zdecydują się Państwo podać takie dane np. w trakcie swojej prelekcji, która zostanie zarejestrowana, podstawą przetwarzania wskazanych danych będzie oczywiste upublicznianie ich przez osobę, której dane dotyczą (art. 9 ust 2 lit. e RODO).

Nie będziemy także zbierać ani utrwalać danych związanych z Państwa stanem zdrowia, jednak w sytuacjach przewidzianych Regulaminem Kongresu, będziemy prosić o okazanie dowodu na fakt korzystania przez Państwa ze szczególnego uprawnienia, ważnego na dzień organizacji Kongresu, umożliwiającego uczestnictwo w publicznych zgromadzeniach bez względu na obowiązujące wówczas ograniczenia epidemiczne.

Tworzenie i wykorzystanie materiałów promujących Kongres, we tym rejestracja przebiegu Kongresu

Dane osobowe uczestników Kongresu, obejmujące wizerunek zarejestrowany w trakcie Kongresu, będą przetwarzane w celu prowadzenia transmisji, przygotowania fotorelacji, rejestracji przebiegu Kongresu oraz wydarzeń towarzyszących, a także wykorzystania utrwalonych materiałów i ich publicznym udostępnieniu na podstawie naszego uzasadnionego interesu

Dane prelegentów obejmujące w szczególności ich imię, nazwisko, pełnioną funkcję, wizerunek, wypowiedzi prezentowane przez prelegentów, treści i inne materiały prezentowane przez prelegentów będą przetwarzane w celu utrwalenia wskazanych danych oraz ich wykorzystania w sposób opisany w klauzuli dot. wykorzystania wizerunku i treści, na podstawie naszego uzasadnionego interesu. Uzasadniony interes Fundacji polega na promocji Kongresu, publikacji materiałów związanych z Kongresem, promocji Fundacji i umożliwieniu zapoznania się z przebiegiem Kongresu także osobom nieuczestniczącym w nim bezpośrednio, do czasu złożenia i uwzględnienia przez nas zgłoszonego sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Dane będą przetwarzane w tym celu do czasu złożenia i uwzględnienia przez nas zgłoszonego sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Darowizny

Państwa dane osobowe zawarte na formularzu służącym do wpłacenia darowizny oraz dane przekazane przez serwis pośrednictwa finansowego – tj. Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay.com),  PayPro S.A.(przelewy24.pl) oraz  PayU S.A. (poland.pay.com) (imię i nazwisko, nazwę banku) lub dane podane przez Państwa dokonując darowizny z inny sposób niż za pośrednictwem formularza przetwarzamy w następujących celach:

  • realizacji umowy darowizny zgodnie z Regulaminem darowizn (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) do czasu zrealizowania umowy
  • marketingu Fundacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającym na promocji działalności Fundacji i podziękowaniu za darowiznę, do momentu wysłania podziękowania
  • realizacji naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa tj. przepisów ustawy Ordynacja podatkowa i ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), przez okres wymagany przez te przepisy.

Rozpatrywanie skarg i wniosków, odpowiedzi na pytania

W tym celu przetwarzamy Państwa dane osobowe zawarte w skardze, wniosku lub pytaniu, a także inne dane związane ze zgłoszoną skargą, wnioskiem lub pytaniem.

Podstawą prawną przetwarzania jest Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu należytej obsługi uczestnika Kongresu i udzieleniu odpowiedzi na pytanie.

Państwa dane będą przechowywane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi na Państwa pytanie lub w celu podjęcia innych działań w związku z otrzymaną od Państwa wiadomością, nie dłużej jednak niż 1 rok.

Ustalenie, dochodzenie i egzekucja roszczeń

W tym celu możemy przetwarzać dane osobowe podane podczas rejestracji udziału w Kongresie oraz inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz na obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi przez okres przedawnienia tych roszczeń.

Komu przekazujemy dane osobowe?

Państwa dane mogą zostać udostępnione niezależnym administratorom, którzy odpowiadają za zapewnienie zgodności przetwarzania tych danych z przepisami prawa w następujących przypadkach:

  • gdy taki obowiązek wynika z przepisów obowiązującego prawa, w szczególności Urzędom Skarbowym, komornikom sądowym, innym organom egzekucyjnym, innym organom państwowym;
  • gdy jest to niezbędne dla realizacji naszych uzasadnionych potrzeb:
    1. doradcom, w tym doradcom prawnym, podatkowym i audytorom,
    2. operatorom pocztowym, firmom kurierskim, hotelom, przewoźnikom, liniom lotniczym, biurom podróży, agencjom organizującym wydarzenia, dziennikarzom, wydawcom materiałów pochodzących z Kongresu, bankom, ubezpieczycielom.

 

Ponadto, dane osobowe zostaną przekazane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie i w imieniu Fundacji w celu:

  • świadczenia usług teleinformatycznych, takich jak m.in. hosting, dostarczanie lub utrzymanie systemów informatycznych, obsługa strony internetowej;
  • świadczenia usług archiwizacyjnych oraz usług bezpiecznego niszczenia dokumentów;
  • świadczenia usług marketingowych;
  • świadczenia usług związanych ze wsparciem organizacji Kongresu;
  • świadczenia usług ochrony.

 

Nie przekazujemy Państwa danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jakie przysługują Państwu prawa?

Mają Państwo prawo do żądania:

  • dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy Państwa dane osobowe są wykorzystywane, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, źródle ich pozyskania przez nas (na podstawie art. 15 RODO);
  • kopii danych osobowych, które nam Państwo dostarczyli i przekazania jej Państwu lub innemu wskazanemu pomiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie, jeżeli wykorzystujemy Państwa dane na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy (na podstawie art. 20 RODO);
  • sprostowania Państwa danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe (na podstawie art. 16 RODO);
  • usunięcia Państwa wszystkich lub niektórych danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO);
  • ograniczenia wykorzystania Państwa danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO).

 

Mają Państwo również prawo do:

  • wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją wobec wykorzystywania Państwa danych osobowych na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów (na podstawie art. 21 ust. 1 RODO);
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego/informowania o działalności Fundacji (na podstawie art. 21 ust. 2 RODO);
  • cofnięcia wyrażonej zgody na wykorzystywanie danych osobowych w dowolnym momencie (o ile i w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem ich wykorzystywania na podstawie zgody przed jej cofnięciem (na podstawie art. 7 RODO);
  • do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

     Jak się z nami skontaktować?

Jeżeli mają Państwo pytania związane z przetwarzaniem przez nas danych osobowych, chcą cofnąć udzieloną zgodę lub skorzystać z innych praw prosimy o skontaktowanie się z nami wysyłając wiadomość na      adres: fundacja@ef.org.pl lub adres siedziby Fundacji wskazany powyżej.

Podziel się tą stroną!